Văn phòng phẩm Hà Nội

Phân phối, quản lý văn phòng phẩm trong doanh nghiệp: Làm sao cho hiệu quả?

Bởi Văn phòng phẩm Vân Giang (25/10/2017) 0 Bình luận

Văn phòng phẩm là một trong những vật dụng không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp, cơ quan đang hoạt động cũng như điện và nước. Ngày nay khi Internet ngày càng phát triển, một số cơ quan ứng dụng quản lý văn bản điện tử nên vai trò của văn phòng phẩm có giảm bớt so với trước đây. Tuy nhiên, không vì thế mà có thể thay thế các văn bản, chứng từ buộc phải in bằng giấy: hợp đồng, chứng từ kế toán, tổ chức nhân sự…

Phân phối, quản lý văn phòng phẩm trong doanh nghiệp: Làm sao cho hiệu quả?

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, chi phí văn phòng phẩm có thể không đáng kể. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp, tổ chức lớn, chi phí văn phòng phẩm có thể lên tới hàng chục, hàng trăm triệu mỗi năm. Do đó, việc tổ chức quản lý, phân phối văn phòng phẩm trong nội bộ đơn vị ra sao cho hiệu quả, tránh sử dụng lãng phí là hết sức cần thiết. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực cung cấp văn phòng phẩm và bản thân chủ doanh nghiệp có thâm niên làm việc lâu năm trong cơ quan lớn của Nhà nước, Văn phòng phẩm Vân Giang rút ra một số kinh nghiệm sau để Quý khách hàng tham khảo:

  1. Mô hình quản lý văn phòng phẩm tập trung

Toàn bộ việc mua văn phòng phẩm được thực hiện tại một bộ phận của cơ quan, thường là tại Văn phòng hoặc phòng Hành chính quản trị. Hàng tháng, trên cơ sở tổng hợp và rà soát nhu cầu từ các đơn vị, bộ phận đầu mối sẽ mua văn phòng phẩm sau đó phân phối lại cho các đơn vị. Hiện nay, nhiều cơ quan, tổ chức lớn từ Nhà nước đến tư nhân vẫn thực hiện mô hình này. Thậm chí một số đơn vị có trụ sở chính tại Hà Nội hoặc Sài Gòn vẫn mua văn phòng phẩm tập trung rồi mới phân phối cho các chi nhánh tại tỉnh khác, họ yêu cầu nhà cung cấp văn phòng phẩm có đại lý tại tỉnh tương ứng. Tuy nhiên, rất ít nhà cung cấp đạt được yêu cầu này.

Ưu nhược điểm của mô hình quản lý văn phòng phẩm tập trung:

Ưu điểm:

  • Mua văn phòng phẩm với số lượng lớn, được giá rẻ hoặc chiết khấu lớn.
  • Đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của cơ quan.

Nhược điểm:

  • Mất thời gian tổng hợp, rà soát, đặt mua, phân phối đến đơn vị có nhu cầu. Thông thường quá trình này nếu nhanh cũng phải mất 03 ngày kể từ khi đơn vị đăng ký nhu cầu đến khi nhận được sản phẩm.
  • Có thể xảy ra hiện tượng sử dụng lãng phí văn phòng phẩm.

 

 

  1. Mô hình quản lý văn phòng phẩm phân tán:

Việc mua sắm văn phòng phẩm được phân giao cho các phòng ban, đơn vị trong cơ quan tổ chức tự thực hiện thông qua định mức chi phí giao cho phòng ban hoặc tính trên đầu người tùy theo đặc điểm, chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận để xác định định mức chi phí. Các bộ phận được giao định mức chủ động tìm kiếm, quyết định lựa chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm.

Ưu nhược điểm của mô hình quản lý văn phòng phẩm phân tán.

Ưu điểm:

  • Mô hình gọn nhẹ, giảm tải công việc cho bộ phận hành chính văn phòng.
  • Việc mua văn phòng phẩm được thực hiện nhanh chóng.

Nhược điểm:

  • Mua sắm nhỏ lẻ, giá mua cao, không được hưởng chiết khấu.
  • Chi phí được giao cho bộ phận, cá nhân theo định mức, dẫn đến tình trạng “tiết kiệm” thái quá, sử dụng văn phòng phẩm không bằng nhu cầu cần thiết, thiếu thốn không đáng có.
  • Sản phẩm được mua từ nhiều nhà cung cấp, có thể không đồng bộ, chất lượng không đồng đều.

Xuất phát từ ưu nhược điểm của cả hai mô hình trên, nhiều đơn vị đã áp dụng mô hình hỗn hợp, tức là các văn phòng phẩm phổ biến như giấy in, mực in thì mua sắm tập trung, loại khác thì giao cho đơn vị theo định mức.

Như vậy, mỗi cách thức quản lý đều có ưu nhược điểm của mình, không thể nói mô hình nào là tối ưu mà nó phù hợp với đặc thù công việc, cách thức quản lý của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng phẩm Vân Giang chỉ khái quát trên kinh nghiệm, hiểu biết của mình. Việc lựa chọn mô hình nào là do quý khách hàng quyết định. Văn phòng phẩm Vân Giang sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của quý khách theo mô hình quản lý mà quý khách lựa chọn.

Bài viết sau, Văn phòng phẩm Vân Giang sẽ đưa ra quy trình mua sắm, quản lý văn phòng phẩm đối với từng mô hình.

Bài viêt mang quan điểm của Văn phòng phẩm Vân Giang, việc sao chép lại phải đảm bảo giữ ngyên 100% và trích dẫn nguồn.

Rất mong được phục vụ quý khách


Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Vân Giang
Đ/c số 2/15 phố Lương Khánh Thiện, Quận Hoàng Mai, Hà Nội
ĐT: 0987398598 - 0966398598 Email: vangiangvpp@gmail.com
Website: https://vpphanoi.com/

 https://vanphongphamvg.com/

Đóng góp ý kiến

Khách hàng VIP

Văn phòng phẩm Hà Nội
 

van phong pham, văn phòng phẩm, van phong pham ha noi, văn phòng phẩm giá rẻ, văn phòng phẩm ở Hà Nôi, giấy in A4, giấy văn phòng, giấy double A, giấy Ikplus, bút bi, bút Thiên Long, dụng cụ văn phòng, dập ghim, kẹp ghim

cây xanh văn phòng, cho thuê cây văn phòng, cây văn phòng, thi công cây xanh, thi công cây ngoại thất, thi công sân vườn, ban công đẹp